Innovita

Business case – business transformation traject

Innovita zorgt voor business transformatie vanuit een creatieve mindset.

Wat is onze strategie en hoe realiseren we een transformatie traject, u leest het hier

Transformatie traject: naar één woonmaatschappij

Geconfronteerd met de wildgroei aan sociale huisvestingsmaatschappijen, besliste de Vlaamse overheid dat vanaf 1 januari 2023 in elke gemeente slechts één woonactor actief mag zijn. Deze beslissing heeft een herschikking van het werkingsgebied van tal van sociale woonmaatschappijen en verhuurkantoren tot gevolg. Daarom werd in Veurne beslist om over te gaan tot de fusie van:

Innovita werd aangezocht om dit traject naar één woonmaatschappij op het vlak van personeel en organisatie te ondersteunen. Omwille van onze lange ervaring in alle stappen van een dergelijk traject  viel de keuze op ons. Van januari tot april 2022 werkte een stuurgroep met vertegenwoordigers van beide organisaties en InnoVita aan dit transformatie traject. We deden dit in vier stappen:

  1. het definiëren van een mission statement
  2. de uittekening van een streeforganisatie
  3. de opstelling van een personeelsplan
  4. de bestaffing van de nieuwe organisatie

met tussen stappen 3 en 4 een communicatie aan alle medewerkers.

Een mission statement voor de nieuwe woonmaatschappij

Rekening houdend met de bestaande activiteiten en de strategie,  stelde InnoVita een missie, visie, strategie en waarden voor. Tijdens twee meetings besprak en verfijnde de Stuurgroep deze teksten.

De nieuwe missie geeft in één zin de bestaansreden van de nieuwe woonmaatschappij weer, hoe ze de klant helpt en waarvoor ze staat.  De herdefiniëring was noodzakelijk omdat de RSVK’s uitsluitend verhuren terwijl WIJZ bouwt, verkoopt en verhuurt.   

De nieuwe visie beschrijft datgene waar de nieuwe woonmaatschappij voor gaat, haar ambitie dus. We namen hiervoor de recent geformuleerde ambities van beide organisaties mee.

Vervolgens werd vanuit deze  visie een strategie bepaald, dit zijn dus de doelstellingen op hoog niveau die moeten gehaald worden om de visie te realiseren. Deze strategische objectieven formuleerden we rond 4 thema’s: Organisatie – Dienstverlening – Woningen – Stakeholders.

Tenslotte definieerden we vijf basiswaarden waaraan voortaan elke keuze, elke actie, elke beslissing en elk initiatief zal worden getoetst. Het is de bedoeling dat deze waarden verder worden geconcretiseerd in gedragsindicatoren, in samenspraak met de medewerkers.

Op weg naar een streeforganisatie

InnoVita stelde een streeforganisatie voor, die de ideale structuur weergeeft op een welbepaalde datum. Dit streeforganigram is een leidraad die toelaat om steeds de juiste staffingsbeslissingen te nemen. Het doel ervan is tot een organisatie te komen die bijdraagt tot:

• de realisering van de strategie van de nieuwe woonmaatschappij

• de creatie van een groepsgevoel, los van de 2 vroegere organisaties.

We opteerden voor een vlakke organisatievorm op basis van “werkprocessen en functies”:

  • projectontwikkeling, techniek, klantbeheer, sociale dienst (core business)
  • intern beheer (support),

Het streeforganigram geeft voor elke activiteit de functies en de rapporteringslijnen weer. We stelden tevens een lijst op van de uit te besteden activiteiten.

De streefdatum was 1 januari  2023, de datum waarop, volgens de decreetgeving, de nieuwe woonmaatschappij operationeel moet zijn. Deze timing biedt voldoende tijd, niet alleen om te kantelen naar de nieuwe organisatie op juridisch en organisatorisch vlak, maar ook om alle medewerkers te laten groeien naar een bijdrage voor de nieuwe woonmaatschappij i.p.v. voor hun huidige werkgever.

Het strategisch workforce plan

Eens de gewenste organisatie uitgetekend was, gingen we over tot het berekenen van de noodzakelijke personeelscapaciteit (uitgedrukt in het aantal headcounts en FTE per organisatorische eenheid). We deden dit in 3 stappen:

1. in kaart brengen van het aanbod aan personeel op 01.01.2022

2. in kaart brengen van het aanbod aan personeel op 01.01.2023

3. bepalen van de vraag naar personeel op 01.01.2023 = de voorziene personeelscapaciteit. Dit op basis van een aantal hypothesen gerelateerd aan strategie, het volume van de huidige activiteiten, het aantal woonentiteiten over te nemen of over te dragen aan andere woonmaatschappijen, en voorziene projectontwikkelingen.

Deze oefening maakte onmiddellijk duidelijk:

  • dat een upsizing van een dertig- naar een veertigtal medewerkers noodzakelijk was
  • waar exact in de organisatie zich de tekorten en de overtallen bevonden.

Het kwantitatieve personeelsplan werd vervolgens aangevuld met een kwalitatieve component, namelijk de functiebeschrijvingen. Elke functie werd beschreven in termen van doel, verantwoordelijkheden en taken, interacties en vereiste kwalificaties.

Communicatie

Tijdens een bijeenkomst van het voltallig personeel van de 2 huidige organisaties lichtte de directie de drie eerste, reeds genomen stappen toe. Dit was de gelegenheid om alle medewerkers in detail te informeren over de uitgewerkte missie-visie-strategie-waarden, de nieuwe organisatiestructuur en de berekende personeelscapaciteit. Er werd ook geantwoord op de vragen die men had bij dit traject. Tenslotte werd de volgende stap aangekondigd: de manier waarop iedereen zijn of haar plaats zou krijgen in de nieuwe structuur. Ook werden de functiebeschrijvingen meegedeeld.

De bestaffing

De laatste stap van het traject bestond erin om de uitgetekende organisatiestructuur te bestaffen.  We nodigden alle huidige medewerkers uit voor een loopbaangesprek. Dit was een unieke opportuniteit om de belangstelling, de verwachtingen en de bezorgdheden van elkeen te capteren en ermee rekening te houden: ‘ wat zijn de opportuniteiten,  waarvoor heb je angst, wat zijn je sterke punten, ontwikkelingsnoden, beperkingen, enz ?’

InnoVita werkte voor deze gesprekken een leidraad en een checklist uit en deed deze gesprekken samen met de directie. Naast het verkrijgen van informatie over de aspiraties, het potentieel en de ontwikkelnoden van de medewerkers, noteerden we uitspraken over de werking van de twee huidige organisaties en formaliseerden we de inzetbaarheid van sommigen op middellange en lange termijn.

De informatie die we kregen uit de loopbaangesprekken met de medewerkers liet ons toe om, tijdens een benoemingsworkshop, de juiste vrouw/man op de juiste plaats te zetten. Meteen werd ook duidelijk welke posities vacant bleven, zodat men de nodige recruteringsacties kon inplannen.

Tenslotte organiseerden we voor elke medewerker een feedbackgesprek. Dit om aan elkeen individuele en gemotiveerde feedback over zijn of haar benoeming te geven. Dit werd, samen met de loopbaangesprekken, sterk geapprecieerd door alle medewerkers. Het werd ervaren als een extra motivatie voor een succesvolle samenwerking in de nieuwe organisatie structuur.

Een nieuwe toekomst

Begin april waren alle bouwstenen van de nieuwe woonmaatschappij gelegd en stonden we paraat om te kantelen naar de nieuwe structuur. Daarmee zijn Woonmaatschappij Ijzer & Zee en de RSVK’s Veurne-Diksmuide en Westkust de eerste in Vlaanderen om deze klus te klaren! 

InnoVita is maar wat trots om meegewerkt te hebben aan dit boeiende project, tijdens het welke we vooral genoten van het gestelde vertrouwen en de professionele fun!

Ben je geïnspireerd en wil je ons beter leren kennen? Boek dan een kennismakingsgesprek in.

Geïnspireerd door deze blog? Schrijf je dan meteen in om meer “stof tot nadenken” te ontvangen in je mailbox of volg onze social media kanalen.

Fijn leesgenot

Stof tot nadenken

Innovita: nieuw leven voor uw bedrijf

De wereld draait razendsnel vandaag, veel ondernemers hebben het gevoel niet meer mee te zijn en voorbijgestoken te worden.
Bron: Fokus (Knack)